Circolare n. 125 · Organizzazione Attività Amministrativa e Rapporti Con Gli Uffici Di Segreteria

Monza, 2017-09-14
Circolare n. 125
A tutto il personale
Oggetto: Direttiva sull’Organizzazione Attività Amministrativa e sui Rapporti Con Gli Uffici Di Segreteria

1. Il personale docente e ATA è tenuto ad osservare gli orari di ricevimento al pubblico; in caso di impedimento per ragioni di servizio (e.g. attività di insegnamento), potrà essere concordato un appuntamento con l’ufficio competente;
2. I contatti telefonici sono possibili allo 039/9752901 dalle ore 11:00 – 13:00, salvo quanto previsto dal successivo punto 3.
3. Per comunicazioni improvvise di assenza o a carattere urgente, si può utilizzare l’interno dell’ufficio personale a ogni ora; a tal proposito si richiama la precedente circolare 206/16 di questo ufficio, che il personale è già tenuto a osservare in virtú del principio di buon andamento della pubblica amministrazione;
4. Il numero di cui al punto 3. è riservato, non deve essere diffuso a terzi, non deve essere utilizzato in difformità da quanto previsto dalla circolare 206/16;
5. La segreteria è organizzata per uffici, pertanto le comunicazioni devono essere dirette come di seguito dettagliato:
   1. le comunicazioni riguardante i corsisti (iscrizioni, corsi, esami, certificazioni, assenze, registro elettronico, ecc) devono essere dirette all’ufficio didattica, nelle persone degli assistenti amministrativi Fedeli Marcello e Scutellà Sandro;
   2. le comunicazioni riguardanti il personale (assenze, carriera, fascicolo personale, cedolino stipendio, ecc) devono essere dirette all’ufficio personale nella persona dell’assistente amministrativo Tripodi Domenico;
   3. le comunicazioni riguardanti il protocollo e la ricezione di posta elettronica devono essere dirette all’assistente amministrativo Fedeli Marcello;
   4. le comunicazioni riguardanti gli acquisti e versamenti su conto corrente postale devono essere dirette all’ufficio finanziario nella persona dell’assistente amministrativo (di prossima nomina);
   5. le comunicazioni riguardanti il pagamento dei compensi accessori devono essere dirette al Direttore SGA dott.ssa Dascoli A. Fabiana;
6. Ogni attività riguardante consegna dei documenti ad un ufficio specifico, firma di documenti, ecc, deve essere effettuata prioritariamente in forma elettronica, altrimenti in persona presso la sede amministrativa in Via Cernuschi, 8 Monza, salvo comunicazione differente;
7. Nelle comunicazioni effettuate in forma elettronica, il formato dei nomi di eventuali allegati è cosí standardizzato:
   AAAA-MM-GG_[parola_chiave1, parola_chiave2..].ext. AAAA-MM-GG indica la data scritta in formato anno-mese-giorno (esempio: 2019-08-30_[Paolino Paperino, Domanda di permesso art. 15]) ;
8. Il personale amministrativo, presente nei Punti di Erogazione, secondo il piano delle attività predisposto dal DSGA e adottato dal Dirigente Scolastico, si occuperà in tali giornate di attività di sportello e di attività riguardante la sua unità operativa;
9. Le comunicazioni tra uffici e personale devono avvenire usando gli indirizzi mimm0cc00q@istruzione.it (gli uffici) e gli indirizzi del dominio cpiamonza.gov.it (il personale tutto).

Le procedure riportate in questo documento sono orientate a ottimizzare l’attività di segreteria con le risorse disponibili, e a minimizzare gli errori di comunicazione.

Pertanto, l’osservanza delle sopra citate disposizioni costituisce elemento di valutazione del servizio ai sensi del d.lgs. 150/09.
Si ringrazia per la consueta e fattiva collaborazione.
Il dirigente scolastico
Claudio Meneghini
(Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3 c. 2 d.lgs. 39/1993)