2018-10-01

Circolare n. 106 · Manuale per la gestione documentale

Monza, 2018-10-01
Circolare n. 106
A tutto il personale
Oggetto: Manuale per la gestione documentale
Con la presente si rende noto che è ora disponibile, nella sezione “amministrazione trasparente” il manuale per la gestione documentale di questa istituzione scolastica.
Il documento è riportato anche qui di seguito in formato testo.
Si ringrazia per la consueta e fattiva collaborazione.
Il dirigente scolastico
Claudio Meneghini
(Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3 c. 2 d.lgs. 39/1993)

Allegato

 
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi per gli istituti scolastici
(artt. 3 e 5 dPCM 03/12/13)

  1. Disposizioni generali

1.1.    Ambito di applicazione
Il presente manuale è adottato, ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche sul protocollo informatico), per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, gestione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione/Organizzazione.
Esso descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti analogici e informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale.
Regolamenta inoltre le fasi operative per la gestione informatica dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza.
Al fine di garantire lo sviluppo del processo di digitalizzazione previsto dalla normativa vigente l’Ente provvede a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese.
 
1.5.    Area organizzativa omogenea
Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola area organizzativa omogenea denominata Amministrazione composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative: area personale, area didattica, area contabilità, area affari generali. Il codice identificativo dell’area è CPIAMB.
 
1.6.    Servizio per la gestione documentale e i suoi responsabili
Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, ai sensi della normativa viene istituito, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, o Servizio di gestione documentale (DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 61, c. 1).
Il servizio, ai sensi dell’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell’Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento.
Viene inoltre istituito il Servizio per la sicurezza informatica.
È altresì nominato il Responsabile della Conservazione, che d’intesa con il Responsabile della gestione documentale e il Responsabile dei sistemi informativi svolge le funzioni definite all’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche sulla conservazione), tra cui la predisposizione e l’aggiornamento del Manuale della Conservazione, garantendo la conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi.
Il Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile dei sistemi informativi dell’istituto scolastico, provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti. Al fine di provvedere alla transizione al digitale.
 
1.7.    Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all’anno solare ed è composta da almeno sette numeri, tuttavia a norma dell’articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni particolari. Il sistema informatico di gestione del protocollo è sincronizzato per il calcolo dell’ora con un orologio atomico.
L’Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano le seguenti:  decreti, determine, circolari, certificati.
Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso.
1.8.    Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo decentrato.
Le abilitazioni sono rilasciate/revocate dal responsabile del servizio di gestione documentale.
 

  1. Formazione dei documenti

2.1.    Modalità di formazione dei documenti e requisiti minimi
Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale, per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. I documenti dell’amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla normativa vigente e gestiti tramite il sistema di gestione documentale.
Inoltre, i documenti, i fascicoli e l’archivio dell’Istituto nel suo complesso sono sottoposti alle tutele e alle garanzie previste dalla legge. Non è, pertanto, possibile eliminare i documenti dall’archivio se non tramite procedura di selezione legale dei documenti, come previsto dall’art. 21 del D.Lgs. 42/2004.
Indipendentemente dal supporto su cui sono formati i documenti prodotti dall’istituto scolastico devono riportare le seguenti informazioni:

  • denominazione dell’istituto scolastico
  • indirizzo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’istituto scolastico, PEC)
  • indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento
  • luogo e data
  • destinatario
  • classificazione
  • numero di protocollo
  • oggetto del documento: un solo oggetto per documento
  • testo
  • numero degli allegati (se presenti)
  • indicazione dello scrittore del documento
  • sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile
  • indicazione del Responsabile del procedimento

L’istituto scolastico forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD, mediante l’utilizzo di appositi strumenti informatici.
 
2.2.    Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall’istituto scolastico, indipendentemente dal programma utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione. .
I formati adottati dall’Istituto e gestiti nel sistema di gestione informatica dei documenti sono:
Testi/documenti: PDF, PDF/A, DOCX, HTML, RTF, TXT, ODT
Documenti con firma digitale: PDF/A, PDF, P7M
Fogli di Calcolo: XLSX, ODS
Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF
Suoni: MP3, WAV, FLAC, OGG
Video: MPG, MPEG, AVI, WMV
Archiviazione e Compressione: ZIP, GZ, GZIP, 7Z, NSF, PST
E-mail: EML, SMTP/MIME
Sistemi telematici d’Istituto: DAT, IMU, IMT, NT, I01(formati testuali)
Dati strutturati: CSV, XML (con relativi file interpretativi)
In particolare, per la creazione e formazione dei documenti si usano in prevalenza i formati DOCX, ODT, PDF.
 
2.3.    Metadati dei documenti informatici
Al documento informatico è associato l’insieme minimo dei metadati, con riferimento all’allegato 5 delle regole tecniche del CAD.
L’insieme minimo dei metadati è il seguente:

  • identificativo univoco e persistente e/o numero di protocollo;
  • data di chiusura e/o di protocollazione;
  • oggetto;
  • soggetto produttore, identificazione/codice univoco che identifica l’istituto scolastico;
  • destinatario;
  • numero allegati e descrizione;

 
2.4.    Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. L’istituto scolastico utilizza:

  • firma elettronica (c.d. semplice):
  • firma elettronica avanzata:
  • firma elettronica qualificata:
  • firma digitale.

I titolari di firma digitale sono abilitati all’utilizzo del dispositivo a seguito di autorizzazione da parte dell’Istituto.
Il certificato di firma è verificato da parte delle postazioni abilitate alla registrazione dei documenti in ingresso e/o dal responsabile del procedimento.
 

  1. Ricezione dei documenti

3.1.    Ricezione dei documenti su supporto analogico
I documenti su supporto analogico possono arrivare all’istituto scolastico attraverso:
– il servizio postale;
– la consegna diretta agli uffici, ai funzionari.
Dei documenti analogici ricevuti viene effettuata copia conforme digitale e il documento originale viene trattenuto presso la postazione di protocollo.
Il processo di scansione della documentazione cartacea è descritto nella Sezione 10.
La copia informatica di un documento analogico è acquisita nel sistema mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
L’unitarietà è garantita dal sistema mediante il numero di protocollo, l’indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo.
 
3.2.    Ricezione dei documenti informatici
Le comunicazioni e i documenti informatici sono validi ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia accertata la loro provenienza e siano prodotti con formati standard previsti dalla normativa vigente.
I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente Manuale, nonché cartelle o documenti in formati di compressione (es: .zip, .rar, .7-zip, .ace, ecc.), sono respinti al mittente con provvedimento motivato.
 

  • L’indirizzo di posta elettronica certificata è pubblicato sul sito web della istituzione scolastica;
  • L’indirizzo di posta elettronica ordinaria abilitato alla ricezione di documenti informatici soggetti a protocollazione è pubblicato sul sito web della istituzione scolastica;
  • La istituzione scolastica riceve documenti informatici creati dall’utente attraverso i moduli e i formulari resi disponibili attraverso i formulari di Google associati alla Gsuite attiva sul dominio cpiamonza.gov.it, attraverso formulari di contatto per WordPress, attraverso l’applicazione Argo ScuolaNext.

3.3 Acquisizione tramite copia informatica di documenti analogici
L’istituto scolastico può acquisire la copia per immagine su supporto informatico e/o la copia informatica di un documento originale analogico.
Le copie per immagine sono prodotte mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Le copie per immagine di uno o più documenti analogici possono essere sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia. Affinché le copie non siano disconoscibili esse devono essere firmate da un pubblico ufficiale.
Le copie dei documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema informatico di gestione documentale.
 
3.3.    Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento analogico può essere prodotta con qualsiasi mezzo che ne attesti il giorno della consegna.
Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di gestione documentale e, nel caso di registrazione di messaggi posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.
Nel caso di ricezione di istanze, segnalazioni o comunicazioni è rilasciata ai sensi della l. 241/1990, art. 18-bis immediata ricevuta, che attesta l’avvenuta presentazione dell’istanza, della segnalazione e della comunicazione e indica i termini entro i quali l’amministrazione e’ tenuta, ove previsto, a rispondere o entro cui il silenzio dell’amministrazione equivale ad accoglimento dell’istanza. La data di protocollazione dell’istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione. Nel caso il documento sia stato inviato in via telematica all’indirizzo PEC dell’ente, in seguito alla sua registrazione, il sistema genera in automatico una ricevuta di attestazione che riporta anche il numero di protocollo assegnato al documento.
3.4.    Orari di apertura per il ricevimento della documentazione
Gli uffici abilitati al ricevimento dei documenti sono delegati dal Responsabile della gestione documentale all’apertura di tutta la corrispondenza analogica e informatica pervenuta all’istituto scolastico, salvo i casi particolari specificati nella Sezione 7 .
L’apertura di peculiari tipologie documentali, anche oggetto di registrazione particolare, è delegata ai Responsabili di procedimento. Gli orari di apertura degli uffici sono indicati sul sito web.
 

  1. Registrazione dei documenti

4.1.    Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al protocollo. È cura delle UO/Responsabile del procedimento verificarne le caratteristiche. Si veda anche quanto previsto all’articolo 3.3.
 
4.2.    Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni, materiale statistico ricevuto, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri. Sono esclusi anche i documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell’istituto scolastico.
 
4.3.    Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un’unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:

  • numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
  • data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
  • mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;
  • oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
  • data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
  • impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
  • classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario);
  • assegnazione;
  • allegati (numero e descrizione).

Inoltre possono essere aggiunti:

  • data di arrivo;
  • estremi del provvedimento differimento dei termini di registrazione;
  • mezzo di ricezione/spedizione (PE, pec, altre modalità di ricezione informatica e analogica);
  • ufficio di competenza;
  • tipo di documento;
  • livello di riservatezza;
  • elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;
  • numero di protocollo e classificazione: categoria, classe, fascicolo, del documento ricevuto.

 
4.4.    Formazione dei registri e repertori particolari
L’istituto scolastico forma i propri registri e repertori informatici particolari mediante la generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Presso l’ente sono ancora in uso repertori cartacei per i documenti redatti in originale su supporto analogico (Si veda §5.1 e Allegato n.).
I registri, i repertori, gli albi e gli elenchi e le raccolte di dati concernenti stati, qualità personali e fatti, formati su supporto elettronico o cartaceo, sono indicati (Allegato n.).
Periodicamente il Responsabile della gestione documentale, di concerto con il Responsabile dei sistemi informativi provvede ad effettuare il censimento delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all’interno dell’istituto scolastico.
Ogni registrazione deve riportare necessariamente:

  • dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile);
  • dati di classificazione;
  • numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).

 
4.5.    Registrazione degli allegati
Il numero e la descrizione degli allegati sono elementi essenziali per l’efficacia di una registrazione. Nella registrazione di protocollo/particolare si riporta la descrizione della tipologia degli allegati e, se significativi, anche dei loro estremi (data, numero, ecc).
Tutti gli allegati devono pervenire con il documento principale alle postazioni abilitate alla protocollazione al fine di essere inseriti nel sistema di gestione documentale. In presenza di allegati analogici su ciascuno è riportata la segnatura di protocollo.
 
Nel caso in cui la gestione degli allegati sia automatizzata, aggiungere:
Il sistema di gestione documentale gestisce in forma automatizzata gli allegati, come descritto nel manuale operativo del software (Allegato n.).
 
4.6.    Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo o di altra registrazione cui esso è soggetto.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:

  • codice identificativo dell’ istituto scolastico
  • codice identificativo dell’area organizzativa omogenea
  • codice identificativo del registro
  • data di protocollo
  • progressivo di protocollo

Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e comprendono anche:

  • oggetto del documento
  • mittente
  • destinatario/i

Inoltre possono essere aggiunti:

  • persona o ufficio destinatari
  • classificazione e fascicolazione di competenza
  • identificazione degli allegati
  • informazioni sul procedimento e sul trattamento

 
4.7.    Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo/particolare, tutte o in parte, possono essere annullate/modificate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, a seguito di motivata richiesta scritta al responsabile del servizio o per iniziativa dello stesso. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire in forma scritta al responsabile del servizio. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del responsabile del servizio di gestione documentale insieme al verbale.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
Le registrazioni annullate/modificate rimangono memorizzate nel data base e sono evidenziate dal sistema, il quale registra l’iter che ha portato all’annullamento.
 
4.8.    Differimento dei termini di protocollazione
Il responsabile del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti.
 
4.9.    Registro giornaliero e annuale di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto, secondo quanto previsto nel Manuale di conservazione.
Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
 
4.10.  Registro di emergenza
Le procedure adottate dal Responsabile della gestione documentale per l’attivazione, la gestione e il recupero dei dati contenuti nel registro di emergenza sono descritte in un documento specifico (Allegato n.).
 

  1. Documentazione particolare

 
5.1.    Documenti redatti in originale su supporto analogico
Ai sensi del DPCM 21 marzo 2013 per particolari tipologie di documenti analogici originali unici, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Per documenti originali unici si intendono tutti quei documenti il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta (ad es., i verbali di una riunione o di un’assemblea). I documenti analogici originali unici vengono conservati dagli uffici presso i quali sono formati; qualora si tratti di registri, alla chiusura del registro vengono versati nell’archivio analogico dell’ente secondo quanto disposto al §11.9, nel caso che si tratti di singoli documenti, vengono inseriti nei fascicoli di appartenenza e, alla chiusura del fascicolo, versati nell’archivio analogico secondo quanto disposto dal §11.9.
5.2.    Determinazioni dirigenziali e decreti
Le determinazioni dirigenziali, i decreti e gli altri tipi di verbalizzazioni previsti dalla legge o da regolamenti possono essere soggetti a registrazione particolare da parte dell’istituto scolastico. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:

  • dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile);
  • dati di classificazione e fascicolazione;
  • numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).

5.3.    Pubblicazioni all’albo online
Secondo quanto disposto dal Testo Unico  delle disposizioni legislative vigenti in materia di istruzione, relative alle scuole di ogni ordine e grado (d.lg.s 297/1994), tutti gli atti del consiglio di istituto sono pubblicati all’albo on-line. Per le altre pubblicazioni all’albo e per le notifiche si rimanda alle apposite linee guida (Allegato n.). Il registro delle pubblicazioni all’albo on line viene generato automaticamente dal sistema di gestione documentale dell’ente. Al termine dell’anno, il sistema permette la generazione di una copia in formato PDF/A del registro, che viene conservata con il resto della documentazione elettronica.
 
5.4.    Mandati di pagamento, reversali di incasso, fatture
I mandati di pagamento e le reversali di incasso, le fatture vengono gestiti attraverso la piattaforma SIDI, che si occupa della loro registrazione. La conservazione di questa documentazione è svolta, per conto dell’ente, dal MIUR Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, come specificato al §11.3.
 
5.5.    Deliberazioni degli organi collegiali dell’istituto
In caso di registrazione elettronica:
I verbali degli organi collegiali dell’istituto (consiglio di istituto, collegio dei docenti, consigli di classe, di interclasse, di sezione, di intersezione, di dipartimento) vengono prodotti in formato elettronico e sottoscritti, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, dal segretario e dal presidente.
Qualora il verbale non sia prodotto con un applicativo direttamente collegato al sistema di protocollo informatico dell’ente e non sia registrato in un repertorio elettronico, è compito del segretario inviare il documento prodotto all’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’ente, perché sia protocollato.
I verbali degli scrutini saranno prodotti di norma in formato elettronico e firmati da tutti i docenti del consiglio di classe con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
Qualora il verbale non sia prodotto con un applicativo direttamente collegato al sistema di protocollo informatico dell’ente e non sia registrato in un repertorio elettronico verrà trasmesso dal coordinatore di classe all’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’istituto, per essere protocollato.
 
5.6.    Documentazione di gare d’appalto
Per la documentazione delle gare telematiche l’istituto scolastico utilizza le piattaforme del mercato elettronico in uso, secondo la normativa vigente.
Per la documentazione relativa a gare gestite al di fuori del mercato elettronico, per ragioni di sicurezza, si riceve di norma per via telematica solo la registrazione del partecipante alla gara e la documentazione che non faccia esplicito riferimento all’offerta economica, che invece dovrà essere inviata in cartaceo o tramite sistemi informatici di criptazione dell’offerta. Le buste contenenti le offerte sono registrate al protocollo senza effettuarne l’apertura. Dopo l’apertura a cura dell’ufficio che gestisce la gara dovranno essere riportati su ciascun documento la data e il numero di protocollo assegnato alla busta.
 
5.7.    Documenti con mittente o autore non identificabile, posta personale
I documenti, analogici o digitali, ricevuti e indirizzati al personale dell’istituto scolastico e quelli di cui non sia identificabile l’autore sono regolarmente aperti e registrati al protocollo, salvo diversa valutazione. Non si registra la posta indirizzata nominalmente sulla busta sia indicata la dicitura “personale” o “riservata personale”. Il destinatario di posta elettronica su indirizzo personale rilasciato dall’istituto scolastico potrà richiederne la registrazione inoltrando il messaggio al protocollo.
5.8.    Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato
Nel caso in cui l’istituto scolastico riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma risulta scaduto o revocato prima della sottoscrizione, questi verranno protocollati e inoltrati al responsabile di procedimento che farà opportuna comunicazione al mittente.
 
5.10.  Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza
Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento.
Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all’istituto scolastico, si faranno copie immagine degli stessi.
 
5.11.  Allegati
Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti a cui afferiscono all’ufficio/postazioni decentrate di protocollo per la registrazione. Su ogni allegato analogico è riportato il timbro della segnatura di protocollo. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati come parte integrante di un documento elettronico. Nel caso in cui una PEC contenga allegati illeggibili si dovrà chiedere chiarimenti al mittente in merito al documento allegato.
 
5.12.  Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervengano all’istituto scolastico documenti di competenza di altre amministrazioni, questi vanno inviati al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.
 
5.13.  Oggetti plurimi
Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrare, classificare e fascicolare indipendentemente una dall’altra. Ciascun documento in uscita avrà un unico oggetto.
 
5.15.  Copie conformi analogiche e altre copie di documenti informatici
Nel caso della produzione di copie cartacee conformi di documenti informatici dovrà essere riportata l’indicazione:
 
Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente da <dati_firma> il <data_firma> ai sensi degli articoli 20, 21, e 23 del Dlgs.82/2005
La presente copia, composta di n.________pagine è conforme all’originale depositata agli atti dell’ENTE
Il Sottoscritto ________________________________
Dirigente _____________Data_________
Firma_____________________________________
 
Nel caso della produzione di copie cartacee semplici di documenti informatici dovrà essere riportata l’indicazione:
 
Riproduzione del documento informatico sottoscritto digitalmente da <dati_firma> il <data_firma> ai sensi degli articoli 20, 21, e 23 del Dlgs.82/2005
F.to <dati_firma>
Firma autografa sostituita dall’indicazione del nome ai sensi dell’art. 3, c. 2, del Dlgs n. 39/1993
 
5.16.  Trasmissioni telematiche e procedimenti amministrativi online nella corrispondenza con le pubbliche amministrazioni
Tutti i documenti indirizzati alle pubbliche amministrazioni o da queste provenienti possono essere trasmessi/ricevuti dall’istituto scolastico con immissione diretta dei dati nel sistema dell’istituto scolastico destinatario. I documenti possono essere trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed a identificazione univoca attivati con i singoli destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.
 
5.17.  Gestione delle password
Il sistema garantisce la gestione e conservazione delle password di accesso al sistema stesso e ai servizi online degli utenti interni e esterni secondo le modalità descritte nel piano per la sicurezza informatica (Allegato n.). Il rilascio delle password agli utenti esterni (es. le credenziali di accesso al registro elettronico rilasciate ai genitori degli alunni) avviene in seguito a riconoscimento dei richiedenti allo sportello e registrazione dei dati identificativi.
 
5.18.  Registro elettronico del docente e registro elettronico di classe
Per la gestione dei registri elettronici dei docenti e delle classi, la scuola utilizza l’applicativo fornito da NettunoPa. Ciascun docente è fornito di un nome utente e una password per l’accesso al registro, con permessi per l’inserimento e la modifica dei dati. I genitori degli alunni, ovvero gli alunni maggiorenni, sono dotati di credenziali per l’accesso al registro, con permessi per la consultazione dei dati relativi ai propri figli frequentanti la scuola. Le credenziali vengono gestite come specificato al § 5.16.
Al termine dell’anno scolastico, ciascun docente genera, attraverso l’apposita funzione dell’applicativo, il proprio registro del docente per ognuna delle classi a cui è assegnato. Il coordinatore di classe genera inoltre il registro di classe.
I documenti vengono prodotti in formato PDF/A e trasmessi dai docenti, tramite il loro indirizzo Email istituzionale (@cpiamonza.gov.it), all’istituto scolastico, che provvede a firmare digitalmente i file e registrarli a protocollo. I documenti così generati vengono conservati con il resto della documentazione dell’ente.
 
 
5.20.  Certificati medici
I certificati medici relativi al personale dell’ente vengono trasmessi dai medici del sistema sanitario regionale tramite trasmissione telematica dell’originale in formato elettronico.
I certificati medici relativi agli alunni (richiesti ad esempio per l’esenzione da attività sportive o per allergie alimentari da comunicare per il servizio mensa) possono essere trasmessi anche in formato cartaceo all’ente. I documenti vengono conservati in formato analogico, in fascicoli annuali per attività, e sottoposti a procedura di scarto trascorsi i termini di legge previsti.
 
5.21.  Contratti con i docenti (supplenti, di ruolo)
I contratti con il personale docente a tempo determinato vengono prodotti in originale analogico secondo quanto disposto dalla Circolare interministeriale MIUR-MEF del 4 agosto 2008. Copia per immagine del documento analogico sottoscritto dalle parti viene poi inviata al Servizio Centrale per il Sistema Informativo Integrato (SCSII) del MEF ai fini della corresponsione della retribuzione spettante e alla Ragioneria Territoriale competente per territorio ai fini del riscontro di regolarità amministrativo-contabile.
Secondo quanto disposto dalla nota del MIUR prot. AOODGSSSI N. 2079 del 27/08/2014, i contratti con il personale docente assunto a tempo indeterminato, vengono prodotti in formato cartaceo e sottoscritti dal dirigente scolastico e dal docente interessato. Copia cartacea del documento viene poi inviata alla ragioneria territoriale competente, mentre copia per immagine del documento analogico viene trasmessa, in via telematica, al portale NoiPA (già SPT Service Personale Tesoro).
I contratti, in quanto generati in originale analogico, verranno gestiti secondo le modalità previste all’interno del manuale di gestione (§5.1); al momento della chiusura del fascicolo, questo verrà versato nell’archivio analogico dell’ente secondo quanto previsto nel §11.9.
 
5.22.  Contratti con gli esperti esterni
I contratti stipulati con gli esperti esterni vengono prodotti in formato elettronico e sottoscritti dagli interessati con firma elettronica avanzata o digitale. In via transitoria, l’ente può accettare la stipulazione di un contratto in formato cartaceo con un esperto esterno. I contratti in originale elettronico non registrati in un repertorio elettronico sono soggetti a registrazione di protocollo.
 
5.23.  Documentazione relativa a progetti e gite scolastiche
Le relazioni prodotte dai docenti relative a progetti promossi dalla scuola e i programmi delle gite scolastiche sono consegnati in formato elettronico all’ente, tramite invio alla casella di posta elettronica istituzionale dalla casella personale (dominio @cpiamonza.gov.it) dell’ente. Le lettere di impegno dei docenti referenti sono trasmesse all’ente all’indirizzo di posta elettronica ordinaria.
 
5.24.  Autorizzazioni
L’invio di autorizzazioni da parte dei genitori, ovvero degli studenti maggiorenni, per la partecipazione a viaggi di istruzione e altri progetti della scuola potrà essere effettuato anche tramite l’indirizzo di posta elettronica dichiarato alla scuola all’inizio dell’anno scolastico (si veda il §5.16). Le autorizzazioni verranno conservate in fascicoli annuali per attività (elettronici o cartacei, a seconda del formato con cui l’autorizzazione è stata inviata) che saranno sottoposti a procedura di scarto trascorsi i termini previsti dalla legge.
 
5.25.  Documenti relativi ad alunni con bisogni educativi speciali (PEI e PDP)
I documenti relativi ad alunni con bisogni educativi speciali (BES), e in particolar modo i Piani Educativi Individuali (PEI) e i Piani Didattici Personalizzati (PDP) vengono redatti dai consigli di classe e approvati durante le sedute degli stessi, con apposita deliberazione. Il documento verrà redatto come originale cartaceo, firmato con firma autografa dai docenti e successivamente dai genitori, per accettazione e in seguito dematerializzato, firmato digitalmente dal dirigente scolastico e conservato nel fascicolo elettronico dello studente.  L’originale analogico verrà gestito secondo le modalità previste all’interno del manuale di gestione (§5.1); al momento della chiusura del fascicolo, verrà versato nell’archivio analogico dell’ente secondo quanto previsto nel §11.9 e conservato secondo le indicazioni del §11.10.
 
5.26.  Richieste di ferie, sostituzioni
Richieste di sostituzione e richieste di ferie possono essere inviate dai dipendenti tramite l’utilizzo degli appositi moduli telematici disponibili all’interno dell’applicativo di gestione documentale. In caso di richiesta di sostituzione il richiedente deve includere in copia nella comunicazione anche il docente che lo sostituirà, la risposta alla richiesta può essere inviata via posta elettronica ordinaria dalla segreteria. In caso di malfunzionamento dell’applicativo Argo ScuolaNext, le richieste possono essere inviate a partire dal proprio indirizzo di posta elettronica @cpiamonza.gov.it, utilizzando l’apposito modulo in pdf modificabile, disponibile nel sito istituzionale della scuola.
 
5.27.  Richieste di certificati da parte dei dipendenti
Per la presentazione di richieste di rilascio di certificati per i dipendenti (es. certificati di servizio) è possibile utilizzare la modulistica telematica presente all’interno dell’applicativo di gestione documentale dell’ente, oppure tramite invio con posta elettronica (da un indirizzo @cpiamonza.gov.it).
I certificati rilasciati saranno trasmessi con gli stessi mezzi al richiedente.
Ai sensi della legge 12 novembre 2011, n. 183, art. 15, le certificazioni rilasciate dalla scuola non hanno valore nei confronti della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi. Tutti i certificati prodotti vengono rilasciati, pena la nullità, con la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi“.
 
5.28.  Richieste di certificati da parte degli studenti e delle loro famiglie
Per la presentazione di richieste di rilascio di certificati per gli studenti (es. certificati di frequenza, valutazioni, ecc.) è possibile utilizzare la modulistica telematica presente sul portale web dell’ente/la trasmissione tramite posta elettronica riconosciuto in precedenza dall’ente.
I certificati rilasciati saranno trasmessi con gli stessi mezzi al richiedente.
Ai sensi della legge 12 novembre 2011, n. 183, art. 15, le certificazioni rilasciate dalla scuola non hanno valore nei confronti della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi. Tutti i certificati prodotti vengono rilasciati, pena la nullità, con la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi“.
 
5.29.  Fascicolo personale del dipendente
Questa tipologia di fascicolo raccoglie tutti i documenti che si riferiscono ad un determinato soggetto. È composto da documenti diversamente classificati relativi a più affari, attività e procedimenti. Questa documentazione ricostruisce gli eventi giuridici, organizzativi ed economici che riguardano una persona che intrattiene o ha intrattenuto un rapporto strutturato di lavoro con l’Istituto.
Il fascicolo del personale dipendente rimarrà corrente per tutta l’attività professionale, dunque trasmesso da un’Istituzione scolastica all’altra nell’eventualità di mobilità (come ribadito anche dall’Ordinanza MIUR 12.04.2017, n. 221, art. 7, c. 2).
La chiusura del fascicolo sarà cura dell’ente presso cui avverrà la cessazione del rapporto di lavoro (ad esempio per pensionamento)
Sarà opportuno strutturare internamente il fascicolo, avendo cura di formare dei sottofascicoli per quelle tipologie documentali soggette allo scarto, qualora la documentazione non sia prodotta tramite specifici applicativi informatici. Questo favorirà le operazioni di sfoltimento del fascicolo al momento del suo versamento in archivio da parte della pubblica amministrazione presso cui il dipendente cesserà la sua carriera.
Al momento della cessazione del dipendente la documentazione cartacea facente parte del fascicolo per cui è prevista la conservazione illimitata dal massimario (Allegato n. ) verrà acquisita tramite scansione nel sistema di gestione documentale dell’ente ed inserita nel fascicolo elettronico del dipendente. Gli originali cartacei verranno gestiti come specificato al §5.1 e conservati con la restante documentazione analogica della scuola, secondo quanto specificato nella sezione n. 11.
 
5.30.  Fascicolo personale dello studente
Per quanto concerne lo studente il fascicolo raccoglie documenti inerenti tutta la sua carriera scolastica dall’istanza di iscrizione fino al diploma.
Nell’eventualità di trasferimenti da una scuola all’altra è necessaria la trasmissione del fascicolo. Sarà opportuno strutturare internamente il fascicolo, avendo cura di formare dei sottofascicoli per quelle tipologie documentali soggette allo scarto. Questo favorirà le operazioni di sfoltimento del fascicolo al momento del suo versamento in archivio. Al momento della chiusura del fascicolo la documentazione cartacea in esso contenuta soggetta a conservazione illimitata secondo quanto previsto dal massimario (Allegato n. ) verrà acquisita tramite scansione nel sistema di gestione documentale dell’ente ed inserita nel fascicolo elettronico dello studente. Gli originali cartacei verranno gestiti come specificato al §5.1 e conservati con la restante documentazione analogica della scuola, secondo quanto specificato nella sezione n. 11.
 
5.31.  Pagella elettronica
Ai sensi del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, art. 29 la scuola redige le pagelle degli alunni in formato elettronico. La pagella elettronica ha la medesima validità legale del documento cartaceo ed è resa disponibile per le famiglie tramite l’accesso al registro elettronico. Resta comunque fermo il diritto dell’interessato di ottenere su richiesta gratuitamente copia cartacea del documento redatto in formato elettronico.
 
5.32.  Documentazione analogica ricevuta per cui non è prevista la conservazione illimitata
La documentazione analogica ricevuta per cui non è prevista la conservazione illimitata secondo il Piano di conservazione, quale ad esempio compiti in classe svolti dagli studenti, domande di iscrizione alla scuola primaria, richieste di certificati non è sottoposta alle procedure di dematerializzazione, ma viene conservata in originale analogico, solitamente in fascicoli annuali per attività, per facilitare le procedure di selezione di scarto.
 

  1. Posta elettronica

6.1.    Gestione della posta elettronica
La posta elettronica viene utilizzata per l’invio di comunicazioni, informazioni e documenti sia all’interno dell’istituto scolastico, sia nei rapporti con i cittadini e altri soggetti privati, sia con altre Pubbliche Amministrazioni.
Le comunicazioni formali e la trasmissione di documenti informatici, il cui contenuto impegni l’istituto scolastico verso terzi, avvengono tramite le caselle di posta elettronica istituzionali e PEC, secondo quanto descritto nella Sezione 3.
I documenti informatici eventualmente pervenuti agli uffici non abilitati alla ricezione, devono essere inoltrati all’indirizzo di posta elettronica istituzionale indicato dall’istituto scolastico come deputato alle operazioni di registrazione, secondo quanto previsto negli articoli seguenti.
Le semplici comunicazioni informali ricevute o trasmesse per posta elettronica, che consistano in scambio di informazioni che non impegnano l’istituto scolastico verso terzi, possono non essere protocollate.
A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell’avvenuto ricevimento. Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta elettronica nominativa quando il contenuto di questi impegni l’amministrazione verso terzi. Nel formato dei messaggi di posta elettronica non certificata è inserito automaticamente il seguente testo: “Questo messaggio non impegna (nome istituto scolastico) e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell’articolo 616 Codice penale e del D. Lgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.
La posta elettronica nominativa non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali si utilizzano le caselle istituzionali.
 
6.2.    La posta elettronica per le comunicazioni interne
Le comunicazioni tra l’istituto scolastico e i propri dipendenti, nonché tra le varie strutture, avvengono, di norma, mediante l’utilizzo della casella di posta elettronica ordinaria dei rispettivi uffici /  servizi / dipartimenti / articolazioni aziendali o le caselle di posta elettronica nominative (@cpiamonza.gov.it), nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, nonché previa informativa agli interessati circa il grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
La posta elettronica viene utilizzata per:

  1. convocare riunioni (interne all’istituto scolastico);
  2. inviare comunicazioni di servizio o notizie, dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione;
  3. diffondere circolari, ordini di servizio, copie di documenti (gli originali si conservano nel fascicolo specifico debitamente registrati).

 
6.3.    La posta elettronica ricevuta da cittadini o altri soggetti privati
Le istanze e le dichiarazioni trasmesse per via telematica all’indirizzo istituzionale devono ritenersi valide a tutti gli effetti di legge qualora:

  • siano trasmesse via posta elettronica o via posta elettronica certificata, regolarmente sottoscritte con firma elettronica/digitale dotata di certificato valido rilasciato da un certificatore accreditato;
  • l’autore del documento è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o della Carta Regionale dei Servizi (CRS) oppure attraverso altri strumenti informatici messi a disposizione dall’istituto scolastico, che consentano l’individuazione certa del soggetto richiedente;
  • siano inviate utilizzando una casella di Posta Elettronica Certificata, le cui credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare attestata da parte del gestore del sistema;
  • si tratti di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà trasmesse secondo le modalità di cui all’art. 38 comma 3 del DPR 445/2000.

 
Al di fuori delle predette ipotesi, le comunicazioni di posta elettronica che pervengono all’indirizzo istituzionale, dei singoli servizi o a quelli nominativi, sono valutate in ragione della loro rispondenza a ragionevoli criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato, e successivamente soggette, se del caso, a protocollazione/registrazione secondo le seguenti modalità:
 

  1. a) Messaggi di posta elettronica con allegate rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei: nel caso in cui via posta elettronica pervengano rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei in uno dei seguenti formati standard TIFF, PDF, PDF-A, JPEG, la rappresentazione digitale e il messaggio che la trasmette verranno inoltrati alla casella di posta elettronica istituzionale, con richiesta di protocollazione/registrazione da parte del responsabile del procedimento;
  2. b) Messaggi di posta elettronica: qualora si volessero registrare al protocollo semplici messaggi di posta elettronica ordinaria/nominativa, il Responsabile del procedimento dovrà fare richiesta di protocollazione/registrazione; poiché le istanze e le dichiarazioni presentate con tale modalità non sono valide ai sensi dell’art.65 del CAD, la richiesta di protocollazione dovrà contenere la dichiarazione della certezza della provenienza.

In ogni caso, spetterà al Responsabile del procedimento, ove ne rilevi la necessità, richiedere al mittente la regolarizzazione dell’istanza o della dichiarazione, acquisendo ogni utile documentazione integrativa.
 
6.4.    La posta elettronica ricevuta da altre Pubbliche Amministrazioni
Le comunicazioni e i documenti ricevuti da altre Pubbliche Amministrazioni sono valide ai fini del procedimento una volta che ne sia verificata la provenienza, ovvero quando:

  • sono sottoscritti con firma elettronica/digitale;
  • sono dotati di segnatura di protocollo;
  • sono trasmessi attraverso sistemi di posta elettronica certificata.

 
 

  1. Assegnazione dei documenti

7.1.    Assegnazione
 
Le postazioni abilitate al ricevimento/protocollazione/registrazione provvedono ad assegnare i documenti tramite il sistema di gestione documentale, agli uffici/strutture competenti.
L’assegnatario può a sua volta smistare i documenti a unità organizzative afferenti attraverso apposita funzione del software di gestione documentale.
Qualora sia necessario consegnare un documento analogico originale, questo dovrà essere consegnato all’ufficio che risulta assegnatario nel sistema di gestione documentale.
Le assegnazioni per conoscenza devono essere effettuate tramite il sistema di gestione documentale.
Le abilitazioni all’assegnazione dei documenti sono rilasciate dal responsabile della gestione documentale. Qualora si tratti di documenti originali analogici viene assegnata per conoscenza l’immagine acquisita secondo le modalità indicate.
 
7.2.    Modifica delle assegnazioni
Nel caso di una assegnazione errata, la struttura che riceve il documento è tenuta a restituirlo all’unità di protocollazione che ha effettuato l’assegnazione, la quale provvederà alla riassegnazione correggendo le informazioni inserite nel gestionale ed inviando il documento alla struttura di competenza.
 
Nel caso in cui la riassegnazione venga effettuata direttamente dalla struttura ricevente il documento sostituire con:
Nel caso di un’assegnazione errata la struttura che riceve il documento provvederà ad assegnare lo stesso alla struttura effettivamente competente o restituirla all’unità di protocollazione.
 
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia dei passaggi di cui sopra, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore agente, data e ora di esecuzione.
 
 
 

  1. Classificazione e fascicolazione dei documenti

8.1.    Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al piano di classificazione (titolario). Le abilitazioni alla classificazione dei documenti in arrivo, effettuate dalle postazioni di protocollo decentrato, sono rilasciate dal responsabile del servizio di gestione documentale. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, le minute dei documenti spediti o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. I documenti prodotti dall’istituto scolastico sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già classificati. I dati di classificazione sono riportati su tutti i documenti. Il programma di protocollo informatico non permette la registrazione in uscita di documenti non classificati.
 
8.2.    Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie. L’apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dal servizio di gestione documentale, su richiesta dei responsabili di servizio/procedimento, o dagli stessi se abilitati a questa funzione (l’elenco è allegato al manuale). La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:

  • categoria e classe del titolario;
  • numero del fascicolo;
  • oggetto del fascicolo;
  • data di apertura;
  • ufficio a cui è assegnato;
  • responsabile del procedimento;
  • livello di riservatezza eventualmente previsto;
  • tempo previsto di conservazione.

Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli
.
8.3.    Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il responsabile del servizio di gestione documentale o i responsabili di servizio/procedimento stabilisce/ono, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, nel caso di documenti informatici il sistema provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre/ono un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). I documenti prodotti dall’istituto scolastico sono fascicolati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già con l’indicazione del numero/identificativo di fascicolo. I dati di fascicolazione sono riportati su tutti i documenti. Ai documenti informatici prodotti nei software gestionali tramite l’utilizzo di modelli standard o creati dall’utente attraverso moduli e formulari, resi disponibili mediante applicativi web, sono associati automaticamente dal sistema di gestione documentale i metadati minimi del fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica cui appartengono o a cui danno avvio.
 
8.4.    Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell’ufficio o dell’unità organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal servizio di gestione documentale che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.
 
8.5.    Fascicolo ibrido
Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti; l’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio che dovrà essere apposto identico su entrambe le unità archivistiche. In presenza di documenti cartacei da inserire in fascicoli informatici, dovrà essere prodotta copia per immagine degli stessi secondo la normativa vigente.
L’originale cartaceo sarà conservato presso.
 
8.6.    Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell’archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i fascicoli informatici, vedi Sezione 10.
 
 

  1. Invio dei documenti destinati all’esterno

9.1.    Spedizione dei documenti informatici mediante l’utilizzo della posta elettronica
Per la spedizione dei documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo/particolare mediante l’utilizzo della posta elettronica l’istituto scolastico si avvale di indirizzi di posta elettronica certificata e/o ordinaria.
I documenti vengono trasmessi, dopo essere stati classificati, fascicolati e protocollati, secondo le procedure previste dal manuale operativo del software di gestione documentale, all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dai destinatari abilitati alla ricezione della posta per via telematica ovvero:

  • in caso di spedizione di un documento al cittadino/utente, all’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato in qualità di domicilio digitale e inserito all’interno dell’ANPR
  • in caso di PA all’indirizzo pubblicato su indicepa.gov.it
  • in caso di imprese e professionisti all’indirizzo pubblicato sull’Indice Nazionale degli Indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti (INI PEC).

 
Le postazioni deputate ad effettuare l’invio telematico verificano l’avvenuto recapito dei documenti e il collegamento delle ricevute elettroniche alle registrazioni di protocollo.
I corrispondenti destinatari dell’istituto scolastico sono descritti in appositi elenchi costituenti l’anagrafica unica dell’istituto scolastico.
In assenza del domicilio digitale l’istituto scolastico può predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o forma elettronica avanzata ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti secondo la normativa vigente.
L’istituto scolastico dovrà conservare l’originale digitale nei propri archivi; all’interno della copia analogica spedita al cittadino, deve essere riportata la dicitura che la copia originale del documento è conservata dall’istituto scolastico.
 
La spedizione di documenti informatici, attraverso posta elettronica, al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’istituto scolastico riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
Per l’uso della posta elettronica si rimanda alla Sezione 8.
 
9.2.    Trasmissione dei documenti informatici in interoperabilità e in cooperazione applicativa (trasmissioni telematiche)
L’istituto scolastico effettua lo scambio di informazioni, dati e documenti soggetti a registrazione di protocollo attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa.
I documenti di cui all’elenco allegato (Allegato n. ) sono trasmessi dall’istituto scolastico con immissione diretta dei dati nel sistema informatico dell’istituto scolastico destinatario, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo.
I documenti possono essere trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli enti destinatari.
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione
 
9.3.    Spedizione dei documenti cartacei
Qualora sia necessario spedire documenti originali analogici questi devono essere completi della firma autografa del responsabile del procedimento, della classificazione e del numero di fascicolo nonché delle eventuali indicazione necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. La spedizione avviene a cura degli uffici produttori.
Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore.
Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del Servizio di gestione documentale.
 
 

  1. Scansione dei documenti su supporto cartaceo

10.1.  Documenti soggetti a scansione
I documenti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, possono essere acquisiti, all’interno del sistema di protocollo informatico, in formato immagine con l’ausilio di scanner. Fanno eccezione i documenti generati come originali analogici unici, per i quali si veda il §5.1, e altre tipologie di documenti analogici per i quali si rimanda a §5.32, 3.1.
10.2.  Processo di scansione
Il processo di scansione si articola di massima nelle seguenti fasi:
– acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
– verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;
– collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile;
– memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile;
– autenticazione, attraverso sottoscrizione digitale, di ogni singolo file, o comunque secondo quanto previsto dalla legge.
Nel caso di produzione di fascicoli ibridi, il processo di scansione dei documenti avviene alla chiusura del procedimento amministrativo a cui afferiscono; fino a quel momento il fascicolo è composto da due supporti, quello cartaceo e quello informatico; l’unitarietà del procedimento stesso è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo; vedi § 8.6.
I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell’archivio dell’istituto scolastico fino a procedimento legale di scarto.
 

  1. Sistema informatico, conservazione e tenuta dei documenti

11.1.  Sistema informatico
Il sistema informatico, le misure di sicurezza fisica e logica, le procedure comportamentali adottate per la gestione del sistema documentale e del sistema informatico sono descritte nel Piano della sicurezza informatica (Allegato n.). Il piano per la sicurezza informatica è aggiornato annualmente.
 
11.2.  Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
I documenti dell’amministrazione, su qualsiasi formato prodotti, sono conservati a cura del Servizio di gestione documentale che svolge anche le funzioni di Responsabile della conservazione (vedi § 1.6). La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, e conservati nell’archivio informatico.
Le rappresentazioni digitali dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione.
 
11.3.  Conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del servizio di gestione documentale provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi. L’intervento del Responsabile del servizio di gestione documentale deve svolgersi in modo che si provveda alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi. Il servizio di gestione documentale, di concerto con i sistemi informativi dell’istituto scolastico, provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti. Il sistema deve inoltre fornire la documentazione del software di gestione e conservazione, del sistema di sicurezza, delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario, delle operazioni di conservazione dei documenti.
La documentazione prodotta nell’ambito del manuale di gestione e dei relativi aggiornamenti deve essere conservata integralmente e perennemente nell’archivio dell’istituto scolastico.
Attraverso il SIDI Sistema Informativo dell’Istruzione vengono conservati per conto dell’istituto scolastico dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca i seguenti documenti: fatture elettroniche (Nota MIUR 17.04.2014, prot. n. 3359), mandati di pagamento e reversali di incasso (Nota MIUR 05.08.2011, prot. n. 6366).
 
11.4.  Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software
Ogni anno il responsabile del servizio di gestione documentale provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri particolari (vedi sezione 5), delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all’istituto scolastico, per programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e per predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi, il Piano per la continuità operativa, il disaster recovery e gli aggiornamenti del Piano per la sicurezza informatica (Allegati n.).
 
11.5.  Trasferimento delle unità archivistiche analogiche negli archivi di deposito e storico
All’inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del servizio di gestione documentale, il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti. Il responsabile del servizio della gestione documentale provvede, sentiti i responsabili delle unità organizzative, a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione. Di norma sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio. È tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’istituto scolastico.
 
11.6.  Memorizzazione dei dati e dei documenti informatici e salvataggio della memoria informatica
I dati e i documenti informatici sono memorizzati nel sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione. Le procedure di memorizzazione sono le seguenti.
Alla fine di ogni giorno sono create, a cura dei servizi informativi, copie di backup della memoria informatica dell’istituto scolastico, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione tecnologicamente avanzati e conservati secondo quanto previsto dai Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery (Allegato n.) e dalle procedure di salvataggio dati descritte all’interno del Piano per la sicurezza informatica dell’istituto scolastico (Allegato n.).
 
11.7.  Pacchetti di versamento
Il Responsabile della gestione documentale/conservazione assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel Manuale di conservazione.
Il Responsabile della conservazione genera il rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento e una o più impronte relative all’intero contenuto del pacchetto, secondo le modalità descritte nel Manuale di conservazione.
 
11.8.  Conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche
I documenti informatici, i fascicoli informatici e le aggregazioni documentali informatiche sono versati nel sistema di conservazione nei tempi previsti dal Manuale di conservazione (Allegato n.). Tutti i documenti destinati alla conservazione utilizzano i formati previsti nell’allegato 2 delle regole tecniche sulla conservazione.
In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal Responsabile della conservazione.
 
11.9.  Trasferimento delle unità archivistiche analogiche nell’archivio di deposito
Il Responsabile della gestione documentale cura il versamento nell’archivio di deposito delle unità archivistiche non più utili per la trattazione degli affari in corso, individuate dagli uffici produttori.
Le procedure di versamento sono descritte nell’(Allegato n.) “Linee Guida per la gestione degli archivi analogici”.
Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti.
La documentazione analogica corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito.
 
11.10.          Conservazione dei documenti analogici
I documenti analogici dell’istituto scolastico sono conservati .
Le procedure adottate per la corretta conservazione sono descritte (Allegato n.) “Linee Guida per la gestione degli archivi analogici”.
Il loro aggiornamento compete al Responsabile per la gestione documentale.
I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono conservati nell’archivio di deposito secondo i termini di legge e quindi trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente.
 
11.11.          Conservazione in outsourcing
L’istituto scolastico, per la conservazione di si avvale del sistema di conservazione fornito attraverso ARGO.
Le modalità di conservazione e accesso ai documenti, analogici o digitali, sono specificate con riferimento al Manuale di conservazione dell’outsourcer.
Il Responsabile della conservazione dell’istituto scolastico vigila affinché il soggetto individuato come conservatore esterno provveda alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi.
Per la conservazione dei mandati di pagamento, delle reversali di incasso e delle fatture, l’ente utilizza il sistema di conservazione del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca come specificato al §11.3.
 
11.12.          Selezione dei documenti
Periodicamente, in base al Massimario di scarto (Allegato n.), viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto ed attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale con l’invio della proposta alla competente Soprintendenza Archivistica. Le modalità di selezione e scarto per i documenti informatici sono descritte nel Manuale di Conservazione (Allegato n.).
 
 

  1. Accesso ai dati, informazioni e documenti – Pubblicità legale e trasparenza amministrativa

12.1.  Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione
La sicurezza e la riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso ed un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utenti.
Sulla base della struttura organizzativa e funzionale dell’istituto scolastico, il responsabile della gestione documentale attribuisce, in coordinamento con il responsabile della sicurezza informatica, almeno i seguenti livelli di autorizzazione:

  1. abilitazione alla consultazione
  2. abilitazione all’inserimento
  3. abilitazione alla cancellazione e alla modifica delle informazioni.

L’elenco degli utenti abilitati all’accesso al sistema, con i diversi livelli di autorizzazioni, è riportato nell’allegato (Allegato n.).
 
12.2.  Accesso esterno
L’accesso ai documenti è disciplinato dal Regolamento per l’accesso agli atti e secondo le modalità di seguito descritte.
L’accesso per via telematica da parte di utenti esterni all’amministrazione è consentito solo con i seguenti strumenti tecnologici.
Le famiglie degli alunni possono accedere al registro elettronico per la visualizzazione dei voti riportati dall’alunno durante i compiti in classe, delle valutazioni finali, della pagella elettronica di cui al §5.30, delle assenze e di altre informazioni relative alle attività scolastiche. L’accesso avviene nelle modalità indicate al §5.18, sul portale dell’applicativo, come riportato all’interno del medesimo paragrafo. Le credenziali (username e password) sono rilasciate dall’istituto scolastico, come specificato al §5.17.
L’ente provvede a pubblicare sul sito istituzionale, all’interno della sezione “Amministrazione Trasparente” i dati, i documenti e le informazioni secondo quanto previsto dalla normativa di settore e come specificato nel Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, sezione Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, pubblicato sul sito Web dell’ente, nella sezione Amministrazione Trasparente>Disposizioni Generali>Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
I documenti, le informazioni e i dati oggetto di pubblicazione obbligatoria sono pubblicati in formato di tipo aperto: PDF e PDF/A, Open Document, OOXML, CSV, ZIP, XML, HMTL
I dati, le informazioni e i documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria sono pubblicati per un periodo di 5 anni, decorrenti dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello da cui decorre l’obbligo di pubblicazione, e comunque fino a che gli atti pubblicati producono i loro effetti, fatti salvi i diversi termini previsti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali. Alla scadenza del termine di durata dell’obbligo di pubblicazione, i documenti, le informazioni e i dati sono comunque conservati e resi disponibili, all’interno di distinte sezioni del sito istituzionale e segnalate nell’ambito della sezione “Amministrazione trasparente”.
L’obbligo previsto dalla normativa vigente di pubblicare documenti, informazioni o dati comporta il diritto di chiunque a richiedere i medesimi, nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione (accesso civico).
Lo scambio dei documenti informatici tra le varie amministrazioni, e con i cittadini, avviene attraverso meccanismi di “interoperabilità” e “cooperazione applicativa”.
 
 

  1. Approvazione, revisione e pubblicazione

13.1.  Approvazione
Il presente manuale è adottato da, su proposta del Responsabile del servizio di gestione documentale.
 
13.2.  Revisione
Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del Responsabile del servizio di gestione documentale. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista.
 
13.3.  Pubblicazione e divulgazione
 
Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell’Amministrazione, secondo le modalità previste dalla normativa vigente.